El Archivo General del Registro Civil digitalizó más de 16 millones de actas
Funciona desde el año 1886 y hoy recibe unas 3 mil solicitudes diarias
El Archivo General del Registro Civil de Buenos Aires, desplegado en una imponente estructura de tres plantas, alberga la memoria viva de los porteños a través de 32.323 libros que contienen los registros de los nacimientos, defunciones y matrimonios celebrados en la ciudad desde el siglo XIX hasta la actualidad. En su sede de la calle Jean Jaures 970, en el barrio de Balvanera, el organismo atiende a diario unas 3 mil solicitudes de documentación. En los últimos años, la entidad fue objeto de un proceso de modernización que permitió digitalizar un 97% de su acervo, representado por más de 16 millones de actas, registros formales que constituyen narrativas precisas de la vida de generaciones de porteños.
Cada hoja cuenta una historia única que forma parte del tejido histórico y social de Buenos Aires. Desde los archivos parroquiales de la Iglesia, incluidas las defunciones masivas registradas por la peste, al deceso de personalidades como Silvina Ocampo o Federico Leloir, los nacimientos de figuras como Jorge Luis Borges, Jorge Bergoglio y Máxima Zorreguieta o las uniones en matrimonio de íconos de la cultura popular como Diego Maradona con Claudia Villafañe o Palito Ortega con Evangelina Salazar. El Archivo se expande a lo largo de 25 kilómetros lineales de documentación.
El origen del Archivo se remonta al año 1886, al mismo tiempo se creó el Registro Civil (antes Municipalidad de la Ciudad), que comenzó a producir la documentación de guarda permanente que llega hasta hoy. Anteriormente, las actas de nacimiento, defunción o matrimonio eran administradas por la Iglesia, que llegó a reunir 1.195 libros parroquiales desde 1856 hasta 1886, de los cuales 118 ya fueron digitalizados.
El proceso de digitalización se inició en 2014, fue continuo y duró hasta 2018. “El soporte digital ayuda a conservar los hechos registrados en el papel y agilizar procesos para que, en un plazo de entre 24 y 72 horas, se pueda disponer de los documentos que nos soliciten”, explica el responsable del organismo. Y agrega: “Somos garantes de los derechos de la identidad de las personas. Cuando tienen que demostrar un vínculo o presentar una reclamación, se recurre siempre a la documentación en custodia del Archivo”.
La guarda y conservación de los documentos es posible gracias a una estructura de archivos móviles
En total, 61 personas trabajan en el Archivo del Registro Civil que funciona vía online las 24 horas. Jorge Caldas, jefe de división del organismo, explica que las tareas se reparten en dos áreas: la sección digital, que se encarga del expendio de partidas (trámite al que puede accederse a través de la web de la Ciudad los 365 días del año), y el sector encargado del mantenimiento de los libros y legajos.
Las funciones del Archivo son varias, comenzando por la custodia de la documentación conservada en el edificio de la calle Jean Jaures 970 y de la Secretaría Legal y Técnica, situada en Los Patos 2155. Además de procesar la solicitud de copias certificadas de partidas, trámite de mayor demanda de la Ciudad desde 2023 (745.210 emitidas el año pasado), también se encarga de asentar en las actas de matrimonio las sentencias de divorcio realizadas en la Ciudad, expedir copias certificadas de documentación archivada y llevar a cabo procesos de indexación, digitalización y carga en el Registro Civil Electrónico.
El Archivo interactúa con la totalidad de la estructura del Registro Civil y con entidades como el Ministerio Público Fiscal, el área de Derecho a la Identidad, los registros civiles de las provincias, los ministerios de Salud y Educación y los juzgados nacionales y federales. La guarda y conservación de los documentos es posible gracias a una estructura de archivos móviles y la correcta distribución en las estanterías de la documentación, la cual se localiza rápidamente gracias a indexaciones digitales que indican su ubicación, así como de fichas en su momento realizadas a mano con la misma función. “Es fundamental siempre mantener el orden de los documentos. Si una persona necesita tramitar la ciudadanía de un país determinado y requiere para ello de un documento específico, el Archivo lo localiza así fácilmente”, señala el subgerente operativo del organismo.
En cuanto a las medidas de conservación de los libros en el espacio, se asegura que estén ubicados uno junto a otro, “bien comprimidos para evitar el ingreso de oxígeno” que afecta al papel. Hay sistemas de seguridad y vigilancia las 24 horas, detectores de humo y otros mecanismos que contribuyen a la preservación de los legados. El proceso de digitalización ha resultado clave dentro de los objetivos de conservación de la información, ya que hay triple backup de las imágenes de cada folio aparte del soporte original en papel. Además, al estar escaneadas las actas se manipulan menos los libros.
Sumado a ello, el Archivo avanza en el registro de los libros parroquiales y, junto a la Secretaría Legal y Técnica, inició la digitalización de las fichas que poseen los datos topográficos, “factor esencial para hallar las actas cuando el vecino no posee los datos de inscripción”, señala Sergio García. El Archivo funciona en su actual emplazamiento desde 1980. En las primeras décadas de existencia del Registro Civil, las actas de los libros de nacimiento, matrimonio y defunción se confeccionaban a mano alzada. Desde hace varios años, bajo la modalidad del Registro Civil Electrónico, los registros se completan íntegramente de forma digital dentro del sistema.